Документирование Управленческой Деятельности Реферат

Документирование Управленческой Деятельности Реферат.rar
Закачек 3030
Средняя скорость 5216 Kb/s

1. Документирование управленческой деятельности предприятия

1.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

1.2. Требования к бланкам документов

1.3. Правила машинописного оформления документов

1.4. Подготовка и оформление основных видов документов

2. Технология работы с документами

На предприятии существует следующая организационно — распорядительная документация (ОРД ), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

информационно — справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

1. Документирование управленческой деятельности предприятия

1.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Гриф утверждения.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

21. Отметка о наличии приложения.

23. Гриф согласования.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

“Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

“Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия.

“Адресные данные предприятия” – используются только при переписке.

“Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

“Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

“Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

“Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

“Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

“Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

“Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа.

“Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

“Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.

“Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа.

“Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль.

“Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

– краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

– объективность и достоверность информации;

– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

– структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

“Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

“Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

“Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

“Виза” – используют для внутреннего согласования документов.

“Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

“Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

“Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

“Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

1.2. Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

1.3. Правила машинописного оформления документов

Основные правила при оформлении документов:

– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

– точку в конце заголовка не ставят;

– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

1.4. Подготовка и оформление основных видов документов

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами являются :

устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно — хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно — справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно — справочными документами являются:

протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

2. Технология работы с документами

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

– документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

– передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

– постановку документа на контроль;

– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

– проверку и регулирование хода исполнения;

– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии.

1.1. Супервайзер отдела продаж является работником филиала ООО «Трансазия Лоджистик» и относится к категории специалистов.

1.2. Супервайзер подчиняется непосредственно Менеджеру отдела продаж и отчитывается перед ним по текущим вопросам.

1.3. Супервайзер принимается на работу и увольняется приказом Директора филиала ООО «Трансазия Лоджистик», по представлению Начальника отдела продаж, либо менеджера отдела продаж.

1.4. В своей повседневной работе Супервайзер руководствуется:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами и распоряжениями руководства компании;

-Положением об отделе продаж;

-настоящей должностной инструкцией и инструкциями, необходимыми для выполнения своих обязанностей;

-Положением о кредитном контроле;

-законодательными и нормативными документами, а также методическими материалами по вопросам организации продаж.

1.5. На время отсутствия Супервайзера, его обязанности исполняет подменный менеджер по работе с ключевыми заказчиками отдела продаж, торговый агент эксклюзивной команды, или менеджер отдела продаж.

1.6. Требования к квалификации: обязательное среднее специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, наличие личного автомобиля.

1.7. Должен знать:

-инструкции, необходимые для выполнения своих обязанностей;

-требования к качеству выполняемой работы;

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж;

-методы изучения спроса на товар, составляющий ассортимент реализуемой продукции;

-правила оформления документации, сопровождающей продажи;

-правила дорожного движения;

-законодательство о труде и охране труда РФ;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, электробезопасности, производственной санитарии.

1.8. Супервайзер является материально – ответственным лицом.

1.9. Рабочий день – ненормированный.

2. Функции и обязанности

2.1. Продажа товаров Компании.

2.1.1. Составлять план продаж и визитов по каждому Клиенту.

2.1.2. Еженедельно посещать клиентов на вверенной ему территории и обслуживать их в заранее оговоренный день и время, согласно маршрута.

2.1.3. Составлять заказ для доставки всего ассортимента товаров за наличный, безналичный расчет, согласно установленному Стандарту.

2.1.5. Своевременно транслировать все акции клиентам на вверенной ему территории.

2.1.6. Оказывать консультативную помощь клиентам по продукции Компании при составлении заказа.

2.1.7. Проводить презентацию товара соблюдая прием PSF.

2.1.8. Использовать алгоритм преодоления возражений и уметь определить истинное и ложное возражение, преодолевать сиюминутные возражения.

2.1.9. Уметь преобразовывать свойства товара в выгоды и использовать это на практике.

2.1.10. Контролировать своевременность платежей от Клиентов.

2.2. Расширение сети сбыта.

2.2.1. Осуществлять поиск новых клиентов на вверенной территории, расширять сеть сбыта.

2.2.2. Собирать информацию о ситуации на рынке и передавать ее своему менеджеру.

2.2.3. Проводить мониторинг, согласно поставленных задач.

2.3. Ведение документации.

2.3.2. Своевременно и правильно вести документацию, используемую в работе (договоры, накладные, доверенности).

2.3.3. Ежедневно готовить и вовремя сдавать необходимые отчеты по продажам.

2.3.4. Ежедневно владеть информацией по дебиторской задолженности по своим клиентам, согласно продажам и стоп – листу.

2.3.5. Своевременно собирать с клиентов денежные средства и сдавать их в кассу Компании.

2.4. Установление и поддержание партнерских отношений с Клиентами на долгосрочной основе.

2.4.2. Создавать благоприятную рабочую атмосферу при взаимодействии с Клиентами.

2.4.3. Конструктивно разрешать возникающие конфликты.

2.4.4. Иметь полный объем необходимой информации о клиентах (конт. лица, график работы, телефон, имена), уметь получать необходимую информацию.

2.4.5. Осуществлять сбор жалоб и предложений клиентов и передавать их своему менеджеру.

2.4.6. Обучать продавцов Клиентов работе с продукцией Компании.

2.5. Соблюдение производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и других правил и инструкций.

2.5.1. Полностью соблюдать рабочий режим дня.

2.5.2. Осуществлять уход за оборудованием, закрепленным за ним.

2.5.3. Принимать участие в еженедельных совещаниях Отдела продаж.

2.5.4. Соответствовать требованиям, предъявляемым Компанией к внешнему виду сотрудника Отдела продаж.

2.5.5. Ежедневно отчитываться перед менеджером отдела продаж о проделанной работе с предоставлением требуемой документации.

2.5.6. Выполнять стандарты работы торгового агента Компании.

2.5.7. Своевременно предоставлять информацию об изменениях в своей клиентской базе данных.

Супервайзер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений Руководства компании, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3.Выступать с предложениями и замечаниями по улучшению организации работы отдела продаж и компании в целом.

3.4. Получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Требовать от Руководства компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. В оговоренных рамках и в рабочих целях использовать методические разработки, компьютерное оборудование и другое имущество и ценности компании.

Супервайзер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За нарушение условий трудового договора.

4.3. За совершение в процессе своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За причинение материального и морального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен (а):

__________________________ _______________ _______________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Список использованных источников

1. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2

3. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

4. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3

5. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. — М., 1974

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. — М., 2003

7. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002. №4.

8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

9. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 2003

10. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.

11. Должностная инструкция компании ООО «Трансазия Лоджистик».

Содержание. Введение 1. Понятие информационно-справочной документации 1.1 Виды и значение информационно-справочной документации 2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа 3. Пример оформления конкретного вида доку


Статьи по теме