Маршрутный Лист к Отпуску скачать

Маршрутный Лист к Отпуску скачать.rar
Закачек 3133
Средняя скорость 7432 Kb/s

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Разъездной характер работы устанавливается в договоре

Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать это в заключенном с ним трудовом договоре.

Помимо этого отдельным приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.

Также в приказе или в трудовых договорах с работниками нужно определить (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗ):

  • расходы, возмещаемые работодателем;
  • порядок подтверждения производственного характера поездок сотрудников.

Работникам, которым установлен разъездной характер работы, нужно компенсировать понесенные им затраты, в том числе (подробнее об этом см., «За разъездной характер работы полагается компенсация»):

  • затраты на проезд;
  • расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
  • расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

Разрабатываем маршрутный лист

Важным вопросом для организации является подтверждение производственного характера поездок работника. Для этих целей на практике используют журналы учета поездок или маршрутные листы, в которых указываются пункты назначения и цели поездок.

Специально для читателей наши специалисты разработали маршрутный лист служебных поездок работника организации.

Понятно, что заполненный маршрутный лист сотрудник компании должен сдать в отдел кадров или бухгалтерию для возмещения понесенных им транспортных расходов, связанных со служебными поездками.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

На многих предприятиях существуют служебные поездки, которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация, касательная разработанного для работника маршрута.

Цели составления

Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели:

  • планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
  • наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
  • отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.

Для чего нужен

Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой, в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.

Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы. А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.

Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.

Порядок заполнения основных разделов

Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Обязательными реквизитами являются:

  • номер и дата документа;
  • данные о сотруднике;
  • информация об автомобиле;
  • данные маршрута.

Маршрутный лист составляется в двух экземплярах, один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью.

В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:

  1. Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
  2. Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
  3. Заполняется информация об автомобиле.
  4. На основании чего совершается данная поездка.

После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

  • порядковый номер позиции;
  • дата совершения поездки по данному пункту назначения;
  • информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
  • отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
  • отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
  • наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
  • сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
  • документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
  • роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.

Маршрутный лист №4

Водитель: Горяйнов Владимир Викторович

Автомобиль: Газель №АТ211Х

Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.

+7 952 698 21 54

г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12

+7 900 203 18 23

+7 952 630 19 04

Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А.

Предоставление в бухгалтерию

После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.

В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы:

  • приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
  • подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
  • проездные билеты, если таковые имеются.

После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю.

Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.

Особенности хранения

Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.

Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.

Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет. В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.

Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.

Отличие от путевого

Несмотря на схожесть, это два разных документа, они имеют различия:

  1. Путевой лист содержит унифицированную форму, его бланк не поддается изменениям и используется всеми организациями одинаково.
  2. В путевом листе содержится намного больше точной информации: данные водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля, разрешение на движение от механика, количество горючего до выезда из гаража и после заезда, и многое другое.
  3. Маршрутный не является обязательным к сдаче, он может быть затребован при необходимости, в то время как путевой лист строго необходим во время служебных поездок и командировок, кроме того, он является бланком строгой отчетности.
  4. Маршрутный лист обычно оформляется при работе, связанной с развозом товара, курьерской службой, действиями торговых представителей и т.д. Путевой же лист оформляется и при совершении поездки на служебном транспорте, во время командировок и представительских поездок, именно он служит подтверждающим документом для авансового отчета.
  5. Если маршрутный лист имеет минимальный срок хранения, то путевой должен быть сохранен в течение всех 75 лет.

Для торгового представителя

Торговому представителю как никому необходим маршрутный лист, так как в силу своей должности он должен много ездить и посещать большое количество точек. Маршрут должен быть продуман тщательно, исходя из расстояния между точками, удаленности их от офиса или дома, от времени их работы.

В маршрутный лист торгового представителя входят такие данные, как:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • город его деятельности;
  • дата совершения поездок;
  • цель визита;
  • наименование торговых точек;
  • фактический адрес их расположения;
  • номер телефона клиента, адрес электронной почты;
  • время входа в торговую точку;
  • время выхода с торговой точки;
  • подпись клиента.

Маршрутный лист торгового представителя

ФИО: Крестьянская Людмила Викторовна

Цель: ознакомление продуктовых магазинов Ленинского района с ассортиментом колбасных изделий фирмы Кудесница

У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели:

  1. Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
  2. Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
  3. Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.

Для водителя

Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза. Чаще всего это бывают водители грузовых автомобилей, которые получили распоряжение развести какой либо материал по складам и участкам.

В подобной ситуации, на основании приказа руководителя, выписывается маршрутный лист со всеми необходимыми реквизитами и адресами складов.

Маршрутный лист №2

Водитель: Леонтьев В.Н.

Автомобиль: ГАЗ 52

Основание: передача сырья для изготовления продукции на производственные подразделения

Подкрепляется маршрутный лист накладной на передачу материалов на сторону, на основании которой и разрешено совершать развоз.

При командировках и служебных поездках

Служебные командировки и поездки не являются редкостью, особенно в крупных организациях или тех, кто имеет подразделения или партнеров в других городах. Сотруднику на время поездки выдаются денежные средства, которые должны пойти на проживание, питание и оплату проезда.

По окончании поездки работник обязан отчитаться о том, куда пошли выданные ему в подотчет средства. Или, наоборот, если он оплатил расходы из своего кармана, начальство должно видеть сумму возмещения.

Если цель командировки носит более курьерский характер, и нужно отвести товар в другой город, или служебная поездка имеет конечную цель в этом же населенном пункте и не продлится долго, оформляется маршрутный лист.

Если же командировка имеет более деловое направление и рассчитана на долгий путь, в таком случае лучше оформить путевой лист, который подробнее покажет о всех расходах на топливо. Кроме того, в нем имеется больше дополнительной информации о состоянии автомобиля.

Не стоит думать, что маршрутный лист является не таким важным документом, наоборот, он несет в себе полезную информацию, которая может пригодиться при возникновении каких-либо спорных вопросов. По этой причине нужно внимательно относиться к оформлению и хранению данного документа, ведь речь может пойти о собственных деньгах и личном транспорте.

Подробности оформления для торгового представителя — в данном видео.


Статьи по теме